Houd bij het plannen van uw activiteiten rekening met de voorbereidingstijd. Zelfs de eenvoudigste conferentie voor vijf tot tien personen vereist een duidelijke organisatie en timing. Daarnaast zal het voor de afdeling veel makkelijker zijn om met een voorlopig plan te werken.
instructies:
Stap 1
Schrijf direct een actieplan voor het jaar. Dit zal ten eerste toelaten om een geschat budget te berekenen. Ten tweede om de hoeveelheid werk onder de medewerkers te verdelen. Ten derde, als je van plan bent om sponsors aan te trekken, stuur je ze meteen een volledige lijst zodat ze een promotie naar hun zin kunnen kiezen.
Stap 2
Verdeel uw activiteitenplan per maand. Schrijf in de jaarlijkse, permanente eerste. Dan nieuwe die nog niet eerder zijn gehouden. Het is beter om een tabel in Excel te maken. Hiermee kunt u het plan bewerken als er nieuwe promoties worden toegevoegd.
Stap 3
Maak in de tabel zeven kolommen en zoveel rijen als er geplande gebeurtenissen zijn. De eerste kolom is een volgnummer. Noem het gewoon nr. De tweede is de naam van het evenement. De derde is de datum van het evenement. De vierde is een beschrijving. De vijfde is de begroting. De zesde is de voor- en achternaam van de manager die verantwoordelijk is voor de organisatie. De zevende is noten. Hier schrijft u alle nuttige informatie die u niet in de vorige cellen hebt behandeld.
Stap 4
De vierde kolom "Beschrijving" vereist decodering. Plaats daar een ruwe plattegrond van het evenement. Hoeveel gasten worden uitgenodigd. Het wordt een buffettafel of een banket. Vermeld de locatie (conferentieruimte, restaurant, hotellobby). Schrijf op welke bedrijven kunnen worden aangetrokken als sponsor. Wat is het doel van het evenement. Moet ik van tevoren souvenirs en uitnodigingen bestellen? Dit alles zal de organisatie van het evenement en de goedkeuring ervan door het management helpen.
